اتاق کنفرانس یکی از ضروری‌ترین فضا‌ها برای هر سازمان و شرکتی به شمار می‌آید. این فضا به عنوان محلی برای برگزاری جلسات داخل سازمانی و تبادل نظر بین اعضای شرکت است. اتاق کنفرانس با کنار هم قرار گیری اجزا و تجهیزات مختلفی کارایی اصلی خود را می‌تواند پیدا کند. برای طراحی یک سالن کنفرانس حرفه‌ای عوامل مختلفی دخیل هستند؛ که همگی بر روی هزینه تاثیر می‌گذارند.

از ابعاد تا نوع تجهیزات به کار رفته در این سالن، همگی می‌توانند قیمت تمام شده را تغییر دهند. در این مقاله هزینه‌های طراحی یک اتاق کنفرانس در ایران را بررسی خواهیم کرد.

طراحی داخلی اتاق کنفرانس؛ راز دستیابی به فضایی حرفه‌ای

اولین گام برای راه اندازی اتاق کنفرانس، طراحی داخلی آن است. بدون وجود طراحی منحصر به فرد، سالن کنفرانس تفاوت چندانی با سایر اتاق‌های مجموعه ندارد. فضای یک اتاق کنفرانس باید به گونه‌ای باشد که حس و حال آرامش و در عین حال رسمی بودن به تمامی افراد القا شود. الهام بخش بودن این اتاق همچنین به برگزاری هرچه موثرتر جلسات کمک می‌کند.

طراحی سالن جلسات تنها محدود به نحوه چیدمان اجزای مختلف کنار هم نمی‌شود. تمامی موارد اعم از انتخاب رنگ‌ها، متریال‌ها، نوع چیدمان و نورپردازی فضا طراحی داخلی اتاق کنفرانس را تشکیل می‌دهند. نحوه طراحی کاملا سلیقه‌ای است و می‌توان تغییرات زیادی در سالن کنفرانس ایجاد کرد. نحوه طراحی و قیمت حدودی هر یک به شرح زیر است:

طراحی پایه

طراحی ساده و معمولی اتاق کنفرانس که بدون نیاز به تغییرات معماری خاصی دارد. قیمت این نوع طراحی برای هر متر مربع بین 800 هزار تومان تا 2 میلیون تومان است.

طراحی حرفه‌ای

دکوراسیونی با استفاده از تجهیزاتی با کیفیت مثل کاغذ دیواری خاص، کف پوش و وسایل دکوری مینیمال، به یک طراحی حرفه‌ای نیاز دارد. به طور معمول در این نوع طراحی تغییرات زیادی از نظر نوع ساختار و معماری در اتاق کنفرانس باید ایجاد شود. هزینه این نوع طراحی برای هر متر مربع، 2 الی 5 میلیون تومان است.

طراحی لوکس و اختصاصی

طراحی اختصاصی، گزینه‌ای ایده آل برای ایجاد فضایی لوکس در سازمان به منظور برگزاری جلسات است. در این نوع طراحی، همه‌چیز از متریال و دکور گرفته تا نورپردازی و فناوری‌های به‌کاررفته، با بالاترین سطح کیفیت و استاندارد انجام می‌شود. برای پیاده سازی این شیوه طراحی، باید 5 الی 10 میلیون تومان برای هر متر مربع هزینه کرد.

نور پردازی حرفه‌ای؛ نکته‌ای مهم در ساخت فضایی حرفه‌ای

نور پردازی یکی از مهم‌ترین نکاتی است که باعث حرفه ای تر شدن سالن کنفرانس می‌شود. نور پردازی مناسب، کارایی سالن کنفرانس را افزایش می‌دهد. نور در اتاق جلسات باید به گونه‌ای باشد که چشم افراد را خسته نکند. یک نور پردازی صحیح اجزای مختلفی دارد و می‌تواند توجه مخاطبان را به جلسه افزایش دهد. هزینه مورد نیاز برای تجهیز روشنایی سالن کنفرانس به شرح زیر است:

نور پردازی ساده

با لامپ‌های معمولی می‌توان نور پردازی عمومی برای سالن کنفرانس انجام داد. ترکیب نور محیط با نور لامپ در این نوع نورپردازی هزینه‌ای بین 5 میلیون تا 10 میلیون تومان دارد.

سیستم نور پردازی حرفه ای

در سیستم نورپردازی حرفه‌ای از لامپ‌های LED استفاده می‌شود. این چراغ‌ها قابلیت تنظیم شدت رنگ و نور را دارند. هزینه مورد نیاز برای این تجهیزات بین 10 تا 20 میلیون است.

سیستم نور پردازی لوکس

با به کار گیری سیستم‌های نور پردازی ویژه می‌توان جلوه ای شیک و لوکس به سالن کنفرانس بخشید. در این نوع نورپردازی، تنظیم شدت نور به صورت خودکار و هوشمند انجام می‌شود. هزینه راه اندازی سیستم نور پردازی پیشرفته در سالن کنفرانس بیش از 20 میلیون تومان است.

برگزاری با کیفیت‌تر جلسات با تجهیزات صوتی و تصویری

اتاق کنفرانس مدرن برای برگزاری هرچه بهتر جلسات نیاز به تجهیزات صوتی و تصویری پیشرفته دارد. وجود هر یک از این ابزارها، کیفیت جلسات را بالاتر می‌برد. صدای واضح و با کیفیت خستگی شرکت کنندگان را کاهش می‌دهد و دقت آن‌ها را افزایش می‌دهد. از جمله تجهیزات صوتی اصلی که برای سالن کنفرانس نیاز است می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• میکروفن شامل انواع رومیزی، بی سیم و گردنی
• بلندگو به منظور پخش یکنواخت صدا در تمامی بخش‌های سالن به صورت دیواری و سقفی
• آمپلی‌فایرها و پردازشگرهای صوتی برای تقویت و مدیریت صدا

رنج قیمت سیستم‌های صوتی:

• میکروفون کنفرانسی باسیم: ۵ تا ۲۰ میلیون تومان
• میکروفون بی‌سیم حرفه‌ای: ۱۰ تا ۵۰ میلیون تومان
• بلندگوهای سقفی یا دیواری: ۱۰ تا ۳۰ میلیون تومان
• آمپلی‌فایر و پردازشگر صوتی: ۲۰ تا ۱۰۰ میلیون تومان

از اهمیت نمایشگر و تصویر در برگزاری یک جلسه حرفه‌ای نمی‌توان چشم پوشی کرد. نمایشگر‌های دیجیتالی مدرن، عضوی جدانشدنی از تجهیزات اتاق کنفرانس به حساب می‌آیند. کیفیت بالای تصویر باعث می‌شود تا ارائه مطلب نیز به سادگی صورت گیرد. هزینه‌ای که برای خرید تجهیزات ویدئویی و تصویری نیاز است:

• دوربین ویدئو کنفرانس Full HD: ۲۰ تا ۱۰۰ میلیون تومان
• دوربین ویدئو کنفرانس 4K: ۵۰ تا ۲۰۰ میلیون تومان
• تجهیزات کامل ویدئو کنفرانس: ۱۰۰ تا ۵۰۰ میلیون تومان

تجهیزات رفاهی؛ راهی برای افزایش کیفیت جلسات (مبلمان، میز و صندلی)

مبلمان اتاق کنفرانس باید از نظر طراحی راحتی لازم را داشته باشند. هر یک از افراد در طول جلسه مجبور است که زمان زیادی را در جالت نشسته سپری کند. طراحی ارگونومیک صندلی‌ها باعث می‌شود تا به سلامتی افراد در اثر نشستن‌های طولانی مدت آسیبی نرسد. همچنین کیفیت بالای صندلی‌ها و مبمان باعث می‌شود تا هزینه‌های لازم برای تعویض آن‌ها کاهش یابد. هزینه‌ای که برای خرید این لوازم صرف می‌شود بر اساس بزرگی ابعاد اتاق کنفرانس و تعداد مورد نیاز صندلی‌ها متغیر است. به طور کلی می‌توان رنج قیمتی را از 10 میلیون به بالا در نظر گرفت.

اتاق کنفرانس؛ محلی برای تصمیم گیری‌های حیاتی

سالن کنفرانس به عنوان یکی از تاثیر گذارترین بخش‌های هر مجموعه به حساب می‌آید. امکانات این اتاق می‌تواند به طور مستقیم کیفیت جلسات برگزار شده را تحت تاثیر قرار دهد. راحتی افراد حاضر در جلسه، میزان مشارکت آن‌ها در روند جلسات را نیز افزایش می‌دهد. برای دستیابی به این هدف به طراحی و تجهیزات این فضا باید توجه ویژه‌ای شود.

هزینه ای که برای طراحی سالن کنفرانس صرف می‌شود؛ نتیجه خود را در کیفیت جلسات داخلی و خارج سازمانی نشان می‌دهد. اگر شما هم به فکر طراحی یک اتاق جلسه حرفه ای هستید؛ گزینه‌های زیادی پیش رو دارید. تجهیز سالن کنفرانس متناسب با هر نوع بودجه ای امکان پذیر است. برای انتخاب بهترین گزینه برای نمایشگر مناسب اتاق کنفرانس خود، می‌توانید از کارشناسان مجموعه دیاکو مشورت بگیرید.